انواع صورتحساب الکترونیکی

صورتحساب الکترونیکی، فاکتوری است که اطلاعات فروش کالا یا خدمت را با قالب استاندارد ثبت می‌کند و (در صورت مشمول بودن) از طریق سامانه‌های مرتبط به سامانه مؤدیان ارسال می‌شود. در ایران، سه نوع صورتحساب الکترونیکی داریم که انتخاب درست آن‌ها باعث می‌شود ارسال اطلاعات بدون خطا انجام شود و در آینده هم دچار مغایرت و جریمه نشوید.

صورتحساب الکترونیکی نوع 1

در معرفی انواع صورتحساب الکترونیکی ، صورتحساب نوع 1 کامل‌ترین مدل صورتحساب است و معمولاً برای فروش‌هایی استفاده می‌شود که خریدار هم یک کسب‌وکار/شرکت است و می‌خواهد خریدش رسمی و قابل استناد ثبت شود (معاملات B2B).

مهم‌ترین ویژگی‌ها

• ثبت اطلاعات کامل فروشنده و خریدار
• مناسب برای زمانی که خریدار نیاز به ثبت خرید در حسابداری و فرآیندهای مالیاتی دارد
• جزئیات کامل کالا/خدمت + محاسبات مالیات و عوارض (در صورت مشمول بودن)

چه زمانی از نوع اول استفاده می‌شود؟

• وقتی خریدار شرکت یا شخص حقوقی است
• وقتی خریدار فاکتور رسمی و قابل پیگیری می‌خواهد
• وقتی معامله باید با اطلاعات کامل طرفین ثبت شود

نمونه صورتحساب نوع اول

فرض کنید یک شرکت پخش، به یک فروشگاه زنجیره‌ای 50 کارتن نوشیدنی می‌فروشد. خریدار می‌خواهد این خرید را در سیستم مالی خود ثبت کند و اسناد خریدش کامل باشد. در این حالت بهترین گزینه صورتحساب الکترونیکی نوع 1 است چون اطلاعات خریدار باید دقیق و کامل در صورتحساب ثبت شود.

صورتحساب الکترونیکی نوع 2

صورتحساب الکترونیکی نوع 2 بیشتر برای فروش به مصرف‌کننده نهایی کاربرد دارد؛ یعنی جایی که خریدار معمولاً شخص عادی است و نیازی نیست اطلاعات هویتی او به‌صورت کامل در صورتحساب درج شود.

مهم‌ترین ویژگی‌ها

• تمرکز روی ثبت فروش و مبلغ‌ها، بدون نیاز به اطلاعات کامل خریدار
• مناسب برای فروش‌های روزمره و خرده‌فروشی
• ساده‌تر از صورتحساب نوع 1 در ثبت اطلاعات طرف مقابل

چه زمانی از نوع دوم استفاده می‌شود؟

• وقتی خریدار مصرف‌کننده نهایی است
• وقتی فروش‌ها تعداد بالا و مبالغ خرد دارند (مثل فروشگاه‌ها و خدمات عمومی)
• وقتی خریدار فقط رسید/فاکتور ساده می‌خواهد

نمونه صورتحساب نوع 2

یک فروشگاه لوازم خانگی به یک مشتری عادی یک جاروبرقی می‌فروشد و مشتری فقط فاکتور خرید برای ضمانت یا رسید پرداخت می‌خواهد. در این مورد صورتحساب الکترونیکی نوع 2 گزینه مناسب‌تری است چون نیازی به ثبت مشخصات کامل خریدار نیست.

صورتحساب الکترونیکی نوع 3

صورتحساب الکترونیکی نوع 3 معمولاً در سناریوهایی کاربرد دارد که ثبت فروش با تکیه بر پرداخت/تراکنش پررنگ‌تر است و کسب‌وکار می‌خواهد ثبت فروش را سریع‌تر و ساده‌تر مدیریت کند (به‌ویژه در فروش‌های پرتعداد).

مهم‌ترین ویژگی‌ها

• مناسب برای فروش‌های پرتعداد و سریع
• استفاده‌پذیر در مدل‌هایی که اطلاعات پرداخت و تراکنش اهمیت بیشتری دارد
• می‌تواند روند ثبت و ارسال را برای برخی کسب‌وکارها روان‌تر کند (بسته به نرم‌افزار و روش اجرا)

چه زمانی از نوع سوم استفاده می‌شود؟

• وقتی تعداد سفارش‌ها زیاد است و باید سریع ثبت شوند
• وقتی پرداخت‌ها عمدتاً از طریق کارتخوان/درگاه انجام می‌شود و گزارش‌دهی بر اساس تراکنش اهمیت دارد
• وقتی کسب‌وکار دنبال فرآیند ساده‌تر نسبت به نوع اول است

نمونه صورتحساب الکترونیکی نوع سوم

یک کافه در روز ده‌ها یا صدها سفارش دارد و بیشتر پرداخت‌ها با کارت انجام می‌شود. اگر سیستم فروش کافه طوری باشد که فروش‌ها بر اساس تراکنش‌ها ثبت و ارسال شوند، صورتحساب الکترونیکی نوع 3 می‌تواند انتخاب کاربردی‌تری باشد.

مقایسه انواع صورتحساب الکترونیکی